ミーティングをより良くするためにファシリテーションを勉強中

ミーティングや会議が思うように進まない、議題から派生してしまって本題に戻れないということはありませんか？コラボレーションスペースTaktを運営している団体、Con-Takt内でもそのような状況になることがあります。今回は、Con-Taktの一つのチーム（経営会議チーム）内でミーティングをより良くするための動きを伝えていきます。

ファシリテーションって？

「ファシリテーション」という言葉を聞いたことはありますか？

特定非営利活動法人 日本ファシリテーション協会は「ファシリテーションとは、人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働きを意味する」と定義しています。

そして、ファシリテーションの役割を担う人をファシリテーターと言います。

今回はミーティングをより良くする方法として、ファシリテーションに注目してみました。

当日だけでなく準備にも注目

ミーティングその場はちろん大事ですが、その前の準備も大切です。そこでミーティングの進め方を見直すところから始めます。

まずは、そのミーティングの目的「なんのために集まって話し合いをしているのか？」「ミーティングでどのような成果を出したいのか」を改めて考えました。そして、その場をより良くするためにあらかじめ定めておくルール「グランドルール」を作りました。

具体的には、「意見・疑問を言おう」「頷いて聞こう」という二つです。両方とも思っていることはなんでも話して良いと思えるようにするためですが、前者は自身の気持ちを促進するため、後者は発言しやすい場を作るためのものです。

目的を定めた後に、そのミーティングは誰がいることで成り立つのかや、ミーティングの進め方や役割を確認しました。

実際の取り組みと今後

上記のようにミーティングについて考えていく中で、「議題に関して」が最も不透明でした。そこで、議題を上げる際に、議題に対する自分の意見、所要時間、ゴールを決めてから話し合いに入ることになりました。今は試験的に導入中です。

急にミーティングを変えることは難しいので、これを機に徐々により良くしていきたいと考えています。今はミーティングを行なった後にそのミーティングの振り返りを行い、改善を繰り返しています。

ファシリテーションを実践しミーティングを改善していくことで、Con-Taktという団体の成長につなげ、Taktをより良い場所にしていきたいです。